Erfahren Sie mehr über unsere Datenschutzrichtlinie

Im Folgenden erläutern wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um über unsere Websites www.messageflow.com und www.vercom.pl (im Folgenden als „Websites“ oder separat als „Website“ bezeichnet) Dienstleistungen zu erbringen. Diese Informationen gelten jedoch nur für den Fall, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke im Kontext der Nutzung unserer Dienstleistungen zur Verfügung stellen (sowohl, wenn Sie in Ihrem Namen als Kunde handeln, als auch, wenn Sie die Dienstleistungen im Namen des Kunden, als dessen Vertreter oder Kontaktperson nutzen).

Wenn sich Ihre Aktivität auf unseren Websites ausschließlich auf das Lesen der dort eingestellten Inhalte beschränkt, dann gelten für Sie nur die hier verfügbaren Informationen zur Cookie-Richtlinie. In der Cookie-Richtlinie erfahren Sie mehr über die Verwendung von Cookies und anderen Technologien für Zwecke, die mit Ihrer Aktivität auf unseren Websites zusammenhängen. 

Im Folgenden verwenden wir die Abkürzung „DSGVO“ für die die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG, auch bekannt als Datenschutzgrundverordnung.

Wenn in dieser Datenschutzerklärung von „Rahmenvereinbarung“ oder “Vereinbarung” die Rede ist, ist damit die Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Dienstleistungen mit elektronischen Mitteln gemeint.

Wenn in dieser Datenschutzerklärung von „Service“ oder “Dienstleistung” die Rede ist, ist darunter die Dienstleistung zu verstehen, die wir Ihnen auf der Grundlage der Vereinbarung anbieten können.

I. Datenkontrolle

Wir sind die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Partei. „Wir“ bedeutet Vercom S.A. mit Sitz in Poznań, Roosevelta 22, 60-829 Poznań, Steuernummer: 781-17-65-125, REGON: 300061423, eingetragen im Unternehmerregister des Amtsgerichts Poznań - Nowe Miasto i Wilda, VIII. Handelsabteilung des Landesgerichtsregisters (KRS) unter der KRS-Nr.: 535618, E-Mail: contact@messageflow.com. 

Sie können unsere Datenschutzbeauftragte, Frau Marika Rybarczyk, unter folgender Adresse erreichen: dpo@messageflow.com.

II. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

1. Ihre personenbezogenen Daten werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:
   Für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrages: Wenn Sie sich entscheiden, die Rahmenvereinbarung mit uns abzuschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken, die mit der Erfüllung des Vertrages und der Erbringung der in diesem Vertrag festgelegten Dienstleistungen verbunden sind (dies betrifft auch die Verarbeitung personenbezogener Daten der Vertreter und/oder Kontaktpersonen unserer Firmenkunden).

2. Für die Erfüllung des Vertrages über die Newsletter-Dienstleistung: Wenn Sie sich entscheiden, den Vertrag über die Erbringung der Newsletter-Dienstleistung abzuschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, die mit der Erfüllung dieses Vertrages verbunden sind. Auf der Grundlage eines solchen Vertrages und zu den in den Bestimmungen der Newsletter-Dienstleistung festgelegten Bedingungen erhalten Sie von uns in regelmäßigen Abständen den Newsletter mit E-Commerce-Informationen sowie unsere Leitfäden und Einladungen zu Webinaren.

3. Zu Zwecken der Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen: Als Inhaber der Datenverarbeitung kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, die sich aus verbindlichen gesetzlichen Vorschriften ergeben.

4. Für Zwecke, die mit der Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen zusammenhängen, wie die Folgenden:

5. Beantwortung von Anfragen, die Sie über die auf den Websites zur Verfügung stehenden Kontaktformulare oder Chats sowie über unsere E-Mail-Kontaktadressen an uns richten: Kontaktformulare und Chats wurden eingerichtet, um den Nutzern unserer Websites die Möglichkeit zu geben, mit uns in Kontakt zu treten. Wenn Sie sich entscheiden, uns auf diese Weise zu kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um auf Ihre Anfrage, Frage oder Kontaktanfrage zu antworten; das Gleiche gilt, wenn Sie uns auf dem üblichen Weg per E-Mail oder telefonisch kontaktieren;

6. Analyse und Beantwortung Ihrer Beschwerde: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Analyse und Beantwortung der Beschwerde, die Sie bei uns einreichen, stellt für uns ein berechtigtes Interesse dar. Zum einen sind wir verpflichtet, auf Ihre Beschwerde zu antworten (unsere diesbezügliche Verpflichtung ergibt sich aus der Rahmenvereinbarung oder den Bestimmungen des Newsletter-Services), zum anderen sind wir der Ansicht, dass die Beantwortung Ihrer Beschwerde und die Stellungnahme zu etwaigen Forderungen, die Sie an uns richten, unsere künftigen Beziehungen positiv beeinflussen können;

7. Direktmarketing unserer Dienstleistungen: Ihre personenbezogenen Daten werden für das Direktmarketing im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen verarbeitet, sofern Sie uns Ihr Einverständnis geben, a) elektronische Endgeräte und automatische Anrufsysteme zu nutzen, b) um einen solchen Kontakt mit Ihnen herzustellen, oder c) um Ihnen Informationen mit Marketingcharakter an Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer oder beide Kommunikationskanäle (je nach Ihren Präferenzen) zukommen zu lassen. Das Vorstehende gilt auch für den umgekehrten Kontakt mit Ihnen, der von uns aufgrund Ihrer Anfrage nach einem Angebot initiiert wird: Indem Sie sich mit einer solchen Anfrage an uns wenden, erteilen Sie uns die Einwilligung, einen Kontakt mit Ihnen zu Direktmarketingzwecken (Präsentation des Angebots) unter Verwendung von Telekommunikationsendgeräten und automatisierten Anrufsystemen zu initiieren. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, mehr über den Widerruf erfahren Sie unter “Einwilligung zur Nutzung von Telekommunikationsendgeräten und automatisierten Anrufsystemen” weiter unten.

8. Profiling zu Zwecken des Direktmarketings: Wenn Sie zustimmen, dass wir Telekommunikationsendgeräte und automatisierte Anrufsysteme verwenden, um mit Ihnen zu Zwecken des Direktmarketings unter Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (oder beidem, je nach Ihren Präferenzen) in Kontakt zu treten, unterliegen Ihre personenbezogenen Daten dem Profiling für Zwecke des Direktmarketings. Das im vorstehenden Satz erwähnte Profiling soll es uns ermöglichen, Ihnen Marketinginhalte anzubieten, die Ihren Präferenzen entsprechen. Sie haben das Recht, dem Profiling Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken des Direktmarketings zu widersprechen, wie in Punkt VII unten dargelegt.

9. Die Verfolgung von Ansprüchen im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit oder die Abwehr von Ansprüchen, die Sie gegen uns bei der Nutzung unserer Dienste haben: Dies gilt ausschließlich in begründeten Fällen, z. B. wenn das von Ihnen eingeleitete Beschwerdeverfahren die weitere Notwendigkeit rechtfertigt, unsere/ihre Rechte vor Gericht zu verteidigen oder zu verfolgen, oder wenn die von uns ausgestellten Rechnungen für auf Ihr Konto erbrachte Leistungen nicht beglichen werden (Inkassozwecke).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von:

1. In Bezug auf die Verarbeitung der unter 1 und 2 genannten Zwecke: Artikel 6, Absatz 1, Punkt b) der DSGVO, das heißt, die Verarbeitung ist notwendig für die Erfüllung des Vertrages, den Sie mit uns abgeschlossen haben, oder Sie sind der Vertreter des Kunden, mit dem wir den Vertrag abgeschlossen haben, das bedeutet: (i) der Vertrag, sowie/ oder (ii) ein Newsletter-Servicevertrag, den Sie mit uns abschließen, indem Sie den Newsletter-Service abonnieren, der in den Bestimmungen des Newsletters geregelt ist;

2. In Bezug auf die Verarbeitung für den in Punkt 3 genannten Zwecken: Artikel 6, Absatz 1, Punkt c) der DSGVO, das heißt, die Verarbeitung ist erforderlich, um unsere Verpflichtungen aus zwingenden gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen;

3. In Bezug auf die Verarbeitung zu den in Punkt 4 genannten Zwecken: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO, das heißt, die Verarbeitung ist zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen erforderlich, die wir oben aufgeführt haben;

III. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten: Datenempfänger

Auf Ihre personenbezogenen Daten können folgende Parteien zugreifen: unsere Mitarbeiter und Partner, die mit der Erbringung von Dienstleistungen für Ihr Konto betraut sind, sowie diejenigen, die Ihnen in allen Fällen, in denen Sie sich an uns wenden, behilflich sein können. Zu Zwecken der Erbringung von Dienstleistungen für Ihr Konto haben die Anbieter von Telekommunikationsdiensten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Auf Ihre personenbezogenen Daten können auch externe Stellen zugreifen, die in unserem Namen Dienstleistungen für unser Konto erbringen, z. B. IT-Dienstleister, Hosting-Dienstleister, Rechtsdienstleister, Kurierdienstleister und Buchhaltungsdienstleister sowie Anbieter von Tools und Software, die wir für die Zwecke unserer Geschäftstätigkeit nutzen (Fakturierungssystem, Kommunikationstools usw.); diese Partner verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage eines mit uns geschlossenen Datenverarbeitungsvertrags, und die Verarbeitung erfolgt in unserem Auftrag.

In begründeten Fällen und nur in dem vom Gesetz vorgesehenen Rahmen können die öffentlichen Verwaltungs- und Kontrollorgane, insbesondere der Präsident des Datenschutzamtes, das Finanzamt sowie die Polizei und die Staatsanwaltschaft, auf Ihre persönlichen Daten zugreifen.

IV. Wir verwenden Google Workspace in unserer täglichen Geschäftstätigkeit.

Alle Informationen zum Datenschutz im Rahmen der Google-Dienste finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Wir von Vercom möchten, dass alle Daten unserer Kunden, die wir verarbeiten, im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verbleiben. Sollten Sie Fragen zur Nutzung der Dienste von Google haben, wenden Sie sich bitte an uns: dpo@messageflow.com. 

V. Wie lange verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wenn Sie den Vertrag abgeschlossen haben, werden Ihre personenbezogenen Daten für den Zeitraum verarbeitet, der für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass Ihr Vertrag sowohl für eine bestimmte Zeit abgeschlossen werden kann und mit dem Ablauf eines Zeitraums endet, für den er abgeschlossen wurde; als auch für eine unbestimmte Zeit abgeschlossen werden kann und mit dem Ablauf der Kündigungsfrist enden kann. In jedem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nach Beendigung des Vertrags so lange, wie es für die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist.

Wie lange also?

Das Gesetz vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung (das „Rechnungslegungsgesetz“) verpflichtet uns, Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 5 Jahren aufzubewahren, gerechnet ab dem Beginn des Jahres, das auf das Haushaltsjahr folgt, in dem der Vertrag beendet (abgerechnet) wurde.

Das Vorstehende gilt für den Newsletter-Servicevertrag entsprechend, sofern Sie einen solchen Vertrag abgeschlossen haben.

Sonstige Aufbewahrungsfristen

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke verarbeiten, die mit der Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen zusammenhängen, ist die Aufbewahrungsfrist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie folgt:

1. wenn die Verarbeitung erfolgt, um Ihre Anfrage zu beantworten, die Sie über das auf unserer Website verfügbare Kontaktformular oder den Chat an uns gerichtet haben: für den Zeitraum, der für die Erkennung und Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist, sowie für den telefonischen Kontakt;

2. Wenn die Verarbeitung erfolgt, um Ihre Beschwerde anzuerkennen: für den Zeitraum, der notwendig ist, um das Beschwerdeverfahren zu beenden, und nach dem Ende des Verfahrens für den Zeitraum von 1 Jahr nach Abschluss des Jahres, in dem die Beschwerde erledigt wurde;

3. Wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt: ausschließlich bis Sie die uns erteilte Einwilligung widerrufen, auf deren Grundlage wir Telekommunikationsendgeräte und automatisierte Anrufsysteme zu Zwecken des Direktmarketings nutzen durften; wenn Sie diese Einwilligung widerrufen, sind wir nicht mehr berechtigt, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf ein berechtigtes Interesse zu stützen; Ihre personenbezogenen Daten werden auch dann nicht mehr zu Zwecken des Direktmarketings verarbeitet, wenn Sie dieser Verarbeitung widersprechen;

4. Wenn die Verarbeitung erfolgt, um Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings auszuwerten: ausschließlich, bis Sie die uns erteilte Einwilligung widerrufen, auf deren Grundlage wir Telekommunikationsendgeräte und automatisierte Anrufsysteme für Zwecke des Direktmarketings nutzen durften; wenn Sie diese Einwilligung widerrufen, sind wir nicht mehr befugt, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings auf den Grund eines berechtigten Interesses zu stützen, und darüber hinaus sind wir nicht mehr befugt, Ihre personenbezogenen Daten für ein Profil zum Zwecke des Direktmarketings nutzen; Ihre personenbezogenen Daten werden nicht mehr für ein Profil für Zwecke des Direktmarketings genutzt, auch dann nicht, wenn Sie einer solchen Profilierung widersprechen;

5. wenn die Verarbeitung zur Verfolgung von Ansprüchen aus unserer Geschäftstätigkeit oder zur Abwehr von Ansprüchen, die Sie gegen uns haben, erfolgt: für die Dauer der Verjährung von Ansprüchen und im Falle von Verfahren, die zur Verfolgung/Abwehr solcher Ansprüche eingeleitet wurden, für den Zeitraum, der für den Abschluss des Verfahrens und die Vollstreckung der Ansprüche erforderlich ist. In einem solchen Fall werden wir jedoch die Mitteilung über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aktualisieren und über die zu diesem Zweck vorgenommene Verarbeitung informieren.

VI. Rechte, die Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben

Unter den in der DSGVO festgelegten Bedingungen haben Sie das Recht auf:

1. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten,

2. von uns die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,

3. von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, 

4. Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen sowie Datenübertragbarkeit.

Um Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an uns: iod@vercom.pl.

VII. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Sie haben das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, allerdings nur, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) und/oder Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) der DSGVO verarbeiten. 

Der Widerspruch kann jederzeit aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, eingelegt werden.

Wenn Sie gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) oder e) der DSGVO Widerspruch einlegen, dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die Zwecke verarbeiten, auf die sich der Widerspruch bezieht, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch für Zwecke der Direktwerbung, einschließlich Profiling, so kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden. Ihr Widerspruch bedarf in diesem Fall keiner Begründung.

Wenn Sie gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen möchten, erreichen Sie uns unter: dpo@messageflow.com.

VIII. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen

Auf dem Gebiet der Republik Polen ist die zuständige Behörde für den Schutz personenbezogener Daten der Präsident des Datenschutzamtes, www.uodo.gov.pl.

In der Tschechischen Republik ist die zuständige Behörde für den Schutz personenbezogener Daten das Amt für den Schutz personenbezogener Daten, https://www.uoou.cz.

In Deutschland ist die zuständige Behörde für den Schutz personenbezogener Daten das Amt für Datenschutz, https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html.

IX. Ihre personenbezogenen Daten dürfen nicht Gegenstand einer automatisierten Entscheidungsfindung sein.

X. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, damit wir die Dienstleistungen für Ihr Konto erbringen können. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, ist die Erbringung der Dienstleistungen nicht möglich.

XI. Vercom erhält Zustimmung zur Nutzung von Telekommunikationsendgeräten und automatischen Anrufsystemen für Direktmarketingzwecke.

Wenn Sie uns die Zustimmung zur Nutzung von Telekommunikationsendgeräten und automatisierten Anrufsystemen für Zwecke des Direktmarketings erteilen, haben Sie das Recht, die Zustimmung jederzeit zu widerrufen; der Widerruf Ihrer Zustimmung berührt nicht die Rechtmäßigkeit unserer vor dem Widerruf erfolgten Handlungen.

Wie kann man die Einwilligung widerrufen?

1. Sie selbst, über Ihr Kundenprofil, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren;

2. Sie selbst, indem Sie einen Link in jeder E-Mail oder SMS-Marketingmitteilung anklicken;

3. Durch elektronische Kontaktaufnahme mit Vercom unter: dpo@messageflow.com;

4. Durch Kontaktaufnahme mit dem Kunden-Service unter: +48 61 622 23 24, oder indem Sie dem Berater während des von uns zu Direktmarketingzwecken initiierten Anrufs mitteilen, dass Sie Ihre Zustimmung zurückziehen und keine weiteren Anrufe oder telefonische Mitteilungen an Ihre Telefonnummer erhalten möchten.

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Diese Datenschutzrichtlinie hat rein nur informativen Charakter und kann von Zeit zu Zeit geändert werden. Eine Änderung dieser Datenschutzrichtlinie stellt keine Änderung der Vereinbarung dar.